ای قوانین طلایی برمبنای تجربه سالیان مدیران مختلف پروژه‌های بزرگ و کوچک ، تهیه شده و صیقل خورده است؛ اصول مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون بنا نهاده شده‌اند . توجه به این قوانین ، از مرحله آغازین پروژه تا انتهای آن ، نتایج بهتری را به بار خواهد نشاند.
قانون اول: باید به اجماعی بر روی اهداف و نتایج پروژه برسی!
اگر ندانید که قرار است چه چیز را به اتمام برسانید ، اگر ندانید چه چیزی باید تحویل شود ، بعید است که خروجی ارزشمندی ارائه دهید . پروژه‌ای که نتایج آن شفاف نیست محکوم به شکست است . اولین قدم در راه موفقیت پروژه ، تعریف و تعیین دقیق اهداف پروژه است ؛ اهدافی که همه افراد مهم درگیر در پروژه روی آن اتفاق‌نظر داشته باشند . این تنها کافی نیست که شما بدانید چه کاری می‌خواهید انجام دهید ؛ افراد کلیدی ، حامیان پروژه و اعضای پروژه نیز باید به آنچه می‌خواهند انجام دهند ، معتقد باشند و آن را پذیرفته باشند .
قانون دوم: باید بهترین تیم پروژه‌ای را که می‌توانی، بسازی!
گروهی از افراد ماهر، شایسته و خوب سازماندهی‌شده، لازمه موفقیت پروژه است . تشکیل تیم خوب پروژه با انتخاب افرادی توسط مدیر پروژه آغاز می‌شود ؛ در انتخاب افراد ، به خصوص در مورد پروژه‌های بدیع باید به هوش و قدرت و سرعت یادگیری آنان بیش از تجربه بها داد. افراد باید توان کار کردن در تیم را داشته باشند و به جایگاهی مناسب در تیم دست یابند. آنان باید حین کار تنها متوجه کار باشند و نه درگیریهای شخصی. گاهی لازم است افراد برای انجام درست کارشان آموزش ببینند . افراد باید بتوانند درطول مدت زمان اجرای پروژه با علاقه کار را دنبال کنند ؛ از این‌روست که مدیر پروژه باید راهکارهای لازم برای افزایش انگیزه اعضای تیم پروژه‌اش را بداند.
قانون سوم: برنامه‌ای فراگیر و مناسب رشد و ترقی تهیه و آن را بروز نگاه دار !
یک برنامه کامل مرکز موفقیت پروژه است. این سند ، محل ارتباط و فرماندهی کل نیروها، منابع و زمان‌های پروژه است. بدون برنامه نمی‌توان یک تیم را برای دستیابی به اهداف راهبری کرد. بی‌شک ساخت یک برنامه به تنهایی کافی نیست، چرا که مدیر نمی‌تواند آینده را پیش‌بینی کند ، از این‌روست که برنامه پروژه ، ممکن است بارها و بارها تغییر یابد . دلایل این تغییرات، کشف حقایق جدید نسبت به واقعیات پروژه ، به مرور زمان و تغییر ذهن و نیازهای افراد مهم درگیر است. گاهی تغییر محدوده پروژه یا تغییرطرح نیز سبب نیاز به این اصلاحات می‌شوند.
قانون چهارم: میزان منابع موردنیاز، انسان و تجهیرات را محاسبه کن !
بدون نفرات ، تجهیزات ، ابزار و سرمایه کافی ، هیچ راهی برای انجام تعهدات در موعد مقرر وجود ندارد . مدیر باید توانایی تامین منابع انسانی موردنیاز پروژه خود را داشته باشد ، در غیر این صورت باید اثرات ناشی از کمبود منابع را بررسی کرده، آنها را به اطلاع افراد کلیدی پروژه برساند . تامین منابع کافی برای یک پروژه ، یکی از سخت‌ترین وظایف مدیران پروژه‌ها در ایران است .
قانون پنجم: زمان‌بندی واقع بینانه‌ای تهیه کن !
بدون زمان‌بندی مناسب، قبل از آنکه کاری انجام شده باشد، به موعد تحویل می‌رسید! مدیر می‌تواند با صرف هزینه بیشتر ، منابع ، انسان و ابزار بیشتری تامین کند ؛ اما زمان را نمی‌تواند به هیچ شکلی تهیه کند ! تقریبا اغلب مدیران ناموفق پروژه، اعتبار خود را به دلیل رعایت نکردن زمان و تحویل ندادن به موقع نتایج از دست داده‌اند .
قانون ششم: سعی نکن بیش از آنچه قرار است انجام شود ، انجام دهی !
البته این به معنای آن نیست که مدیر کمتر از آنچه انتظار می‌رود، تحویل دهد؛ بلکه باید دقیقا چهارچوب‌های محدوده پروژه را در زمان، کیفیت و هزینه رعایت کند. مدیر در ابتدا به تعریف دقیق محدوده پروژه پرداخته و آن را به تایید افراد کلیدی می‌رساند. پیش از آغاز هر پروژه‌ای، اهداف و نتایج پایانی باید به تایید همگان برسد؛ کلیه افراد درگیر در پروژه باید نسبت به آنچه انجام می‌دهند اطلاعات کافی داشته باشند تا بتوانند به درستی وظایفشان را به انجام رسانند. طراحی شیوه و روشی برای گردش مناسب اطلاعات در پروژه بین کلیه افراد درگیر، یکی از وظایف مهم مدیر پروژه است.
قانون هفتم: نقش افراد را به‌خاطر بسپار !
برخی مدیران پروژه در طول اجرای پروژه فراموش می‌کنند که اساسا پروژه برای مردم انجام می‌شود و نتایج آن قرار است در خدمت مردم باشد . موفقیت پروژه بستگی به نظر مردم دارد ؛ برای آنکه مدیر پروژه موفقی باشید باید خود را مطابق نظر مردم و با اولویتهای آنان هماهنگ سازید . فراموش نکنید که مردم پروژه را مدیریت می‌کنند ، آنها قسمت اعظم کار را انجام می‌دهند و مردم هستند که از نتایج پایانی خوشحال یا ناراحت می‌شوند.
اغلب پروژه‌ها برای مردم، چه آنها که مستقیما در تیم ساخت پروژه درگیرند چه سایرین ، فشارهای عصبی ایجادمی‌کند؛ چرا که گروهی از کارهای نو است که تاثیر نتایج آن بر زندگیشان هنوز مشخص نیست. بد نیست بدانید اگر نتایج پایانی پروژه به ضرر مردم باشد اغلب با شکست مواجه می‌شود!
قانون هشتم: حمایت مداوم مدیریت سازمان و افراد کلیدی را به دست آور!
لازم است مدیر پیش از آغاز کار حمایت افراد مهم درگیر پروژه را به دست آورد. مهارت کلامی و قدرت چانه‌زنی بالا اینجاست که خودنمایی می‌کند. این قانون مشابه قانون اول، اما فراتر از آن است؛ مدیر در اینجا نه تنها نظر مثبت ایشان را جلب‌می‌کند که آنها را راضی می‌کند گاهی از نفوذ یا قدرت خود برای پیشبرد کارهای پروژه استفاده نمایند.
قانون نهم: منتظر و مترصد تغییرات باش!
این قانون درکنار قانون سوم معنا دارد. پروژه همواره درمعرض تغییرات گوناگون است؛ تغییرات محیطی ، تغییر نیازها، تغییر روش و انبوه تغییرات دیگری که ممکن است برای پروژه رخ دهد. مدیر نباید منتظر تغییرات بماند و پس از رخ‌دادن نسبت به آنها واکنش نشان‌دهد؛ بهتر است مدیران بیاموزند که نسبت به تغییرات پیش‌دستی کنند؛ مدیران موفق خود عامل ایجاد تغییرند.
تغییر یک اصل در دنیای پرشتاب امروز است . مقابله با تغییرات و اقدامات مناسب در قبال آنان هنر مدیر و برنامه‌ریزان پروژه را مشخص می‌نماید. چگونگی عمل آنها در قبال تغییرات و انعطاف‌پذیری برنامه، پروژه را به‌سوی موفقیت یا شکست راهبری می‌کند. به یاد داشته باشید که جهت‌دهی تغییر، مطابق امکانات تیم پروژه می‌تواند نجات‌دهنده مدیر و پروژه‌اش باشد؛ اگر منتظر تغییر بمانید و آنگاه عکس‌العمل نشان دهید، زمان زیادی را از دست خواهید داد. چشمان خود را برای مشاهده تغییرات بیش از پیش باز بگذارید!
قانون دهم: افراد را ازآنچه تاکنون انجام داده‌ای مطلع کن!
مدیر باید کلیه افراد مهم درگیر در پروژه را از پیشرفت ، مشکلات و تغییرات پروژه آگاه سازد. او باید از این قانون ساده پیروی کند: آگاه‌سازی افراد از همه چیز ! مهم‌ترین قانون در دنیای کار ، راست‌گویی و صداقت است. بهتر است در مواجه با مشکلات حقیقت را با افراد کلیدی در میان گذارید و از آنان در حل مشکلات راهنمایی و حمایت بخواهید .
قانون یازدهم: مبدع کارهای نو و روشهای نو باش !
پروژه یعنی کار نو ! ازآنجا که تقریبا تمام پروژه‌ها در نتایج، تیم پروژه، اهداف ، انتظارات و زمان متفاوتند باید مترصد استفاده از روشهای نو ، ابزار نو ، نرم‌افزارهای جدید، افراد و متخصصین جدید بود . روشهایی که در گذشته موجب رشد و پیشرفت شده‌اند ممکن است نتوانند راه‌گشای مشکلات حال شما باشند.
قانون دوازدهم: رهبر پروژه باش .
راهبری پروژه ، کار سختی است. رهبری افراد درمیان مسیری نو و نا آشنا به‌سوی اهداف نو بسیار مشکل است. رهبری هنری است که به شکل ذاتی در برخی وجود دارد؛ تنها مطالعه کتب مدیریت کافی نیست. مدیریت تنها خواندن گزارش‌های نظارتی ، تایید یا رد پیشنهادات یا صدور فرمانهای لازم در قبال تغییرات ، نیست؛ مدیریت، فراتر از اینها ، در همراه بودن با تیم پروژه و ایجاد انگیزه در آنها نهفته است.
مدیر باید بتواند افراد مختلف با سلیقه و افکار مختلف را، برای دستیابی به یک هدف واحد گردهم آورد و تا پایان پروژه در کنار یکدیگر نگاه دارد؛ شاید تشکیل تیم آسان باشد، اما مهم نگاهداری تیم تا پایان پروژه است.
درنگاه اول عمل به این قوانین مشکل به نظر می‌رسد، اما موفقیت یا شکست پروژه در عمل به این موارد نهفته است . اساس دانش مدیریت پروژه بر مبنای همین دوازده قانون طلایی، پی‌ریزی شده است. توجه به این قوانین نشان می‌دهد که مدیریت پروژه ، همان مدیریت است که این‌بار بر مبنای پروژه ظهور کرده است . در نهایت کلیه تکنیک‌های مدیریت، از یک سری اصول پیروی می‌کنند و با شناخت آنها و اضافه کردن ویژگی‌های خاص پروژه‌هاست که می‌توان پروژه را به خوبی مدیریت نمود. پایدار باشید..
0 دیدگاه